Project Charter Document
Project
Name: Pembutan Aplikasi CRM (Customer Relationship Management)
Company : XYZ Body Care
Focus Area: Application Design
Product/Process: Dekstop Application
Project Time : 19 March 2012 till 21 May 2012
Cost Estimation : Rp 58.500.000
Prepared By
|
Document
Owner(s)
|
Project/Organizational
Role
|
|
Nuning Septiana
|
Project Manager
|
|
Aliya Fathma Najihati, Aliya
Rahma Najihati
|
Developer
|
|
XYZ Corp
|
Stakeholder
|
Project Charter
Version Control
|
Version
|
Date
|
Author
|
Change
Description
|
|
1.0
|
26/03/2016
|
|
Document created
|
TABLE OF
CONTENTS
1. PROJECT CHARTER PURPOSE
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
3. PROJECT OVERVIEW
4. PROJECT SCOPE
4.1
Goals and Objectives
4.2 Departmental
Statements of Work (SOW)
4.3
Organizational Impacts
4.4 Project
Deliverables
4.5
Deliverables Out of Scope
4.6
Project Estimated Costs & Duration
5. PROJECT CONDITIONS
5.1 Project Assumptions
5.2
Project Issues
5.3
Project Risks
5.4
Project Constraints
6. PROJECT STRUCTCURE APPROACH
7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS
8. PROJECT REFERENCES
9. APPROVALS
10. APPENDICES
10.1 Document Guidelines
10.2
Project Charter Document Sections Omitted
1.
PROJECT
CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan suatu website atau Sistem Informasi strategi bisnis
untuk memilih dan menjaga customer agar dapat mengoptimalkan nilai
jangka panjang dimana pada CRM membutuhkan filosofi customer centric
business dan budaya untuk
mendukung efektifitas marketing, sales dan proses servis.
Website ini akan memuat jadwal lengkap mengenai riwayat perawatan tubuh seorang
pelanggan tertentu, informasi produk-produk yang pernah digunakan dan riwayat
jumlah belanja para pelanggannya hal tersebut dapat meningkatkan pelayanan yang
diberikan oleh Xyz Body Care kepada pelanggannya lebih profesiona dan proaktif.
2.
PROJECT
EXECUTIVE SUMMARY
1.
Project goals
2.
Objectives
3.
Scope
4.
Assumptions
5.
Risks
6.
Costs
7.
Timeline
8.
Approach
9.
Organization
3.
PROJECT
OVERVIEW
Xyz Body Care adalah one stop shopping
untuk perawatan tubuh pria. Di Indonesia ini ada 3 pusat perawatan tubuh di
Jakarta, 1 di Bandung, dan 1 di Surabaya. Layanan pada Xyz Body Care ini tidak
hanya sekedar layanan pangkas rambut semata, melainkan juga creambath, facial,
massage, predicure dan manicure.
Dalam melakukan proses bisnisnya sering ditemukan masalah misalnya para bodycare
consultant di Xyz Body Care sangat sulit untuk proaktif mengingatkan
pelanggannya. Mereka tidak memiliki informasi yang memuat jadwal lengkap
mengenai riwayat perawatan tubuh seorang pelanggan tertentu. Bahkan, jika si
pelanggan sudah sampai ke tempat Xyz Body Care, kadang-kadang para bodycare
consultant harus bertanya kembali mengenai perawatan yang akan dilakukan,
perawatan apa yang pernah dilakukan sebelumnya, kapan dilakukan, produk-produk
apa saja yang dipergunakan, dan sebagainya.
4.
PROJECT
SCOPE
4.1 Goals and Objectives
|
Goals
|
Objectives
|
|
Proyek akan menambahkan informasi umum
dan latar belakang alasan terbentuknya XYZ Body Care
|
1. Melakukan
interview kepada pimpinan cabang XYZ Body Care di Surabaya
2. Melakukan
interview kepada body care consultant atau
staff di XYZ Body Care Surabaya
3. Mengembangkan
halaman/page website mengenai latar
belakang dan informasi umum dari XYZ Body Care
|
|
Proyek akan memudahkan body care consultant untuk follow-up ke customer-customernya
|
1. Menyiapkan
database yang menyimpan informasi
riwayat perawatan tubuh customer seperti perawatan apa yang pernah dilakukan sebelumnya, jadwal
perawatan sebelumnya, produk-produk apa saja yang dipergunakan, ada tidaknya
alergi pada jenis produk tertentu, biaya yang selama ini sudah dikeluarkan, dan
perawatan apa yang akan dilakukan
2. Menampilkan informasi-informasi tersebut agar bisa
dilihat dan segera ditindaklanjuti oleh body
care consultant
|
4.2 Departemental Statements of
Work (SOW)
|
Departmental SOW
|
Owner/Prime
|
Due Date/Sequence
|
|
Interview kebutuhan stakeholder
|
Project
manager, Stakeholder
|
Melakukan wawancara untuk mendapatkan
kebutuhan utama
|
|
Fitur-fitur mengenai profiling yang akan dibuat
|
Web-developer, Stakeholder
|
Tim web developer dan stakeholder
mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
|
|
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan
|
Web-designer, Stakeholder
|
Web Designer dan Stakeholder
bersama-sama mendiskusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder
namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang telah disepakati
|
|
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi
kebutuhan, source code, test plan)
|
Stakeholder,
Tim Proyek
|
Pada tim proyek harus dapat
mendiskripsikan dan mendiskusikan
kepada stakeholders mengenai asumsi proyek yang dibuat
|
|
Estimasi usaha setiap work product
tersebut
|
Project
Manager
|
Project manager memilih seorang
moderator dan tim estimasi yang terdiri dari 4 orang. Jika tim yang telah
dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi,
maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
|
|
Testing aplikasi
|
Tester
|
Melakukan uji coba terhadap aplikasi
yang telah dibuat
|
|
Implementasi aplikasi web
|
Tim
Proyek
|
Tim melakukan implementasi aplikasi
web
|
4.3 Project Deliverables
|
Milestone
|
Deliverable
|
|
1. Melakukan wawancara atau
interview kepada stakeholder utama
untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai
|
·
Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek
·
Mendapatkan kebutuhan utama stakeholer
·
Data struktur organisasi XYZ BodyCare
·
Data customer XYZ BodyCare
·
Data service/pelayanan yang
ditawarkan XYZ BodyCare
·
Informasi riwayat perawatan customer
·
Informasi testimoni pengguna XYZ BodyCare
·
Menentukan batasan proyek
·
Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
·
Dokumentasi pertemuan
·
Dokumentasi kebutuhan proyek
|
|
2. Melakukan wawancara
terhadap stakeholder lainnya (customer)
|
·
Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek
·
Dokumen kebutuhan proyek
·
Dokumentasi pertemuan
·
Dokumentasi pengembangan aplikasi
|
|
3. Pembuatan Sistem (Prototype)
|
·
Mendapatkan hasil website
sementara (Prototype)
|
|
4. Desain Interface
|
·
Hasil desain website telah
selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan
·
Dokumen pengembangan aplikasi (final)
|
|
5. Presentasi Prototype kepada stakeholder
|
·
Mendapatkan feedback dari stakeholder
·
Informasi tentang kebutuhan minor
·
Dokumen kebutuhan proyek
|
|
6.
Presentasi produk akhir
|
·
Layanan berjalan seusai dengan kebutuhan stakeholder
·
Sistem berjalan dengan baik
·
Produk telah diimplementasikan
|
4.4 Deliverables Out of Scope
Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian
proses bisnis yang terjadi di dalam XYZ BodyCare. Selain itu pengolahan data
dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam
kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.
4.5 Project Estimated Costs &
Duration
|
Project Milestone
|
Date Estimate
|
Deliverable(s) Included
|
Confidence Level
|
|
Melakukan interview/
penelitian pada stakeholder
|
09/04/2016
|
·
Informasi mengenai XYZ BodyCare
·
Informasi stakeholder yang
terlibat
·
Informasi proses bisnis yang ada
·
Informasi struktur organisasi
·
Informasi pelayanan/service,
dan testimoni
·
Dokumen kebutuhan
|
High
|
|
Analisa hasil interview
|
16/04/2016
|
·
Mendapatkan kebutuhan utama
·
Dokumen kebutuhan (final)
|
High
|
|
Desain Basis Data
|
20/04/2016
|
·
Database awal untuk menyimpan data
|
High
|
|
Desain sistem dan interface
|
27/04/2016
|
·
Prototype
|
High
|
|
Desain Input
|
30/04/2016
|
·
Input yang akan diterima oleh sistem
|
Medium
|
|
Desain Proses
|
05/05/2016
|
·
Mendesain proses bisnis yang akan berjalan
|
High
|
|
Desain Laporan
|
08/05/2016
|
·
Mendesain laporan proyek
|
High
|
|
Desain LAN
|
10/05/2016
|
·
Kabel LAN
|
Medium
|
|
Pengadaan Hardware
|
15/05/2016
|
·
Alokasi perangkat keras yang dipakai
|
High
|
|
Presentasi ke Stakeholder
|
17/05/2016
|
·
Feedback mengenai prototype
|
Medium
|
|
Program pada XYZ BodyCare
|
27/05/2016
|
·
Program Pendaftaran (1 hari)
·
Program Input Pola perawatan (2 hari)
·
Program Biling (2 hari)
·
Program transaksi bayar (2 hari)
·
Program info pola perawatan (1 hari)
·
Program info kelanjutan rawat (1 hari)
·
Program info belanja (1 hari)
|
Medium
|
|
Hosting dan Domain aplikasi
|
29/05/2016
|
·
Melakukan pembelian hosting
dan domain untuk implementasi aplikasi web
|
Medium
|
|
Testing aplikasi
|
05/06/2016
|
·
Memperoleh dokumentasi testing aplikasi
|
High
|
COST:
· ALAT
|
Komponen/alat
|
Jumlah
|
Harga
|
Jumlah Biaya
|
|
PC Server +
Monitor
|
1
|
Rp 5.200.000
|
Rp 5.200.000
|
|
HP LaserJet
Printer
|
1
|
Rp 5.000.000
|
Rp 5.000.000
|
|
PC terminal
|
2
|
Rp 3.500.000
|
Rp 7.000.000
|
|
Microsoft SQL Server 2000
|
1
|
Rp 3.500.000
|
Rp 3.500.000
|
|
Microsoft Visual Basic 6.0
|
1
|
Rp 2.500.000
|
Rp 2.500.000
|
|
Crystal Report 8.0
|
1
|
Rp 1.500.000
|
Rp 1.500.000
|
|
Switch
|
1
|
Rp 2.000.000
|
Rp 2.000.000
|
|
Network peripheral (Paket)
|
1
|
Rp 4.000.000
|
Rp 4.000.000
|
|
Total Biaya Pembelian Alat
|
Rp 28.700.000
|
· SEWA
|
Komponen/alat
|
Jumlah
|
Lama sewa
|
Harga/hari
|
Jumlah Biaya
|
|
PC Server set
|
1
|
20
|
Rp 100.000
|
Rp 2.000.000
|
|
HP Laser Jet
Printer
|
1
|
20
|
Rp 100.000
|
Rp 2.000.000
|
|
PC terminal
|
2
|
20
|
Rp 75.000
|
Rp 1.500.000
|
|
Perangkat LAN
|
1
|
20
|
Rp 40.000
|
Rp 800.000
|
|
Total Biaya Alat Sewa
|
Rp 6.300.000
|
· TENAGA KERJA
|
Tenaga Kerja
|
Jumlah
|
Durasi
|
Tarif/hari
|
Jumlah Biaya
|
|
System Analyst
|
3
|
20
|
Rp 500.000
|
Rp 10.000.000
|
|
Programmer
|
3
|
15
|
Rp 400.000
|
Rp 6.000.000
|
|
Tester
|
2
|
11
|
Rp 300.000
|
Rp 6.600.000
|
|
Teknisi
|
1
|
3
|
Rp 300.000
|
Rp 900.000
|
|
Total Biaya Tenaga Kerja
|
Rp 23.500.000
|
REKAPITULASI BIAYA PROYEK
|
Indikator
|
Jumlah
|
|
Biaya Tenaga Kerja
|
Rp 23.500.000
|
|
Biaya Pembelian Alat
|
Rp 28.700.000
|
|
Biaya Sewa Alat
|
Rp 6.300.000
|
|
Total Biaya
|
Rp 58.500.000
|
5.
PROJECT
CONDITIONS
5.1 Project Assumptions
·
Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan
untuk membuat
dan
mengembangkan website mengenai satu fokusan, yaitu XYZ BodyCare
·
Proyek ini diasumsikan dapat membantu body care consultant dalam
meng-follow up customernya
·
Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan selalu
diperbarui
informasinya agar dapat memberikan informaasi yang
aktual bagi
yang membacanya
5.2 Project Issues
Priority
Criteria
1−High-priority/critical-path
issue; requires immediate follow-up and resolution.
2−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3−Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.
4−Closed issue.
|
#
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status & Resolution
|
|
1
|
Kegagalan
Jaringan
|
Mid
|
Technician
|
Jaringan
gagal terhubung karena berbagai faktor(mati listrik,dll.)
|
Penetapan Service
Level yaitu recovery dalam 24 jam, serta 72
jam untuk disaster recovery.
|
|
2
|
Unauthorized use
|
Mid
|
Programmer
|
User yang tidak berhak akan
dapat meng akses data bahkan
merubah data
|
Pemberian
akses kepada user dengan kemampuan minimal.
|
|
3
|
Kerusakan
Hardware
|
Low
|
Tester
|
Perangkat
keras rusak karena berbagai faktor
|
Membatasi
orang yang bisa menggunakan hardware
|
|
4
|
Data
hilang
|
High
|
Team
Project
|
Dimungkinkan
sekali data
dapat hilang
begitu saja
karena ancaman
tidak terduga
|
|
5.3 Project Risks
|
#
|
Risk Area
|
Likehood
|
Risk Owner
|
Project Impact – Migration
Plan
|
|
1
|
Waktu
untuk melakukan pertemuan sangat sulit
|
Project
Manager
|
High
|
Meeting dilakukan
dengan mencari
hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan
setiap harinya walaupaun hanya
sebentar.
Jika belum mengatasi solusi lain
adalah melakukan netmeeting
untuk memecahkan masalah jarak
dan waktu.
|
|
2
|
Informasi
dari stakeholder utama kurang
|
Medium
|
Project
Manager
|
Mencari stakeholder yang lainnya
seperti mahasiswa dan alumni yang
pernah menjadi warga laboratorium
e-bisnis
|
|
3
|
Ruang
Lingkup proyek menyebar terlalu luas
|
High
|
Project
Manager
|
Melakukan inisiasi diawa mengenai
batasa-batasan atau constrains
yang terdapat dalam proyek
|
|
4
|
Waktu
pengerjaan project terlambat dari target
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat schedule task pada
setiap kegiatan yang berkaitan
dengan proyek yang disesuaikan
dengan kesepakatan pengerjaan
proyek dan jumlah anggota tim.
|
|
5
|
Kurangnya
personel tim
|
Medium
|
Project
Manager
|
Mencari atau merekrut anggota
baru yang sesuai dengan bidang
keahlian yang dibutuhkan
|
5.4 Project Constraints
·
Meneliti prosedur-prosedur, data-data dan laporan yang berhubungan
dengan penjualan jasa (perawatan) dan penjualan produk.
·
Menganalisis operasional,
perencanaan dan data-data yang berhubungan dengan penjualan jasa (perawatan)
dan penjualan produk.
·
Merancang sistem informasi yang dapat mendukung semua operasional
penjualan jasa (percatan) dan penjualan produk.
·
Membuat program komputer untuk sistem informasi CRM perusahaan.
·
Menerapkan/mengimplementasikan serta melakukan pengujian terhadap
kemampuan sistem informasi CRM tersebut sampai bisa dioperasikan dengan
memuaskan serta dapat menjawab permasalahan permasalahan yang
ditemukan sebelumnya.
6.
PROJECT
STRUCTURE APPROACH
Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah
dengan melakukan
interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan
metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan
informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi
sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek CRM.
7.
PROJECT
TEAM ORGANIZATION PLANS
|
Project Team Role
|
Project Team Member(s)
|
Responsibilities
|
|
Project
Manager
|
Nuning
Septiana
|
Melakukan
interview dengan stakeholder,Membagi tugas,Mengontrol Project Team,Penanggung
Jawab project,Financial
|
|
System
Analyst
|
Aliya
Fathma Najihati
|
Meneliti,
menganalisis, dan mendesain
|
|
Programmer
|
Aliya
Rahma Najihati
|
Membuat
program aplikasi
|
|
Tester
|
Nuning
Septiana
|
Men-testing
program,sistem, dan LAN
|
|
Technician
|
Aliya
Fathma Najihati
|
Instalasi
LAN
|
|
Dokumentator
|
Aliya
Rahma Najihati
|
Dokumentasi
pengerjaan proyek dan pengembangan aplikasi
|
8.
APPROVALS
Prepared by: Femalemppldev Developer
Approved by: XYZ Body Care
