Project Charter Document Sistem Informasi CRM

TUGAS 5

PROJECT CHARTER DOCUMENT

 

Project Name: Pembutan Aplikasi CRM (Customer Relationship Management)

Company : XYZ Body Care

Focus Area: Application Design

Product/Process: Dekstop Application

Project Time : 1 May 2016 till 9 July 2016

Cost Estimation : Rp 90.000.000,00

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organizational Role
Nuning Septiana	Project Manager
Aliya Fathma Najihati, Aliya Rahma Najihati	Developer
XYZ Corp	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	26/03/2016		Document created

TABLE OF CONTENTS

1. PROJECT CHARTER PURPOSE

2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

3. PROJECT OVERVIEW

4. PROJECT SCOPE

            4.1 Goals and Objectives

            4.2 Departmental Statements of Work (SOW)

                4.3 Organizational Impacts

            4.4 Project Deliverables

                4.5 Deliverables Out of Scope

                4.6 Project Estimated Costs & Duration

5. PROJECT  CONDITIONS

                5.1 Project Assumptions

                5.2 Project Issues

                5.3 Project Risks

                5.4 Project Constraints

6. PROJECT STRUCTCURE APPROACH

7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

8. PROJECT REFERENCES

9. APPROVALS

10. APPENDICES

                10.1 Document Guidelines

                10.2 Project Charter Document Sections Omitted

   1.     PROJECT CHARTER PURPOSE

      Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan suatu website atau Sistem Informasi  strategi bisnis untuk memilih dan menjaga customer agar dapat mengoptimalkan nilai jangka panjang dimana pada CRM membutuhkan filosofi customer centric business dan budaya untuk mendukung efektifitas marketing, sales dan proses servis.

      Website ini akan memuat jadwal lengkap mengenai riwayat perawatan tubuh seorang pelanggan tertentu, informasi produk-produk yang pernah digunakan dan riwayat jumlah belanja para pelanggannya hal tersebut dapat meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh Xyz Body Care kepada pelanggannya lebih profesiona dan proaktif.

   2.    PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

1.     Project goals

2.     Objectives

3.     Scope

4.     Assumptions

5.     Risks

6.     Costs

7.     Timeline

8.     Approach

9.     Organization

    3.    PROJECT OVERVIEW

Xyz Body Care adalah one stop shopping untuk perawatan tubuh pria. Di Indonesia ini ada 3 pusat perawatan tubuh di Jakarta, 1 di Bandung, dan 1 di Surabaya. Layanan pada Xyz Body Care ini tidak hanya sekedar layanan pangkas rambut semata, melainkan juga creambath, facial, massage, predicure dan manicure. 

Dalam melakukan proses bisnisnya sering ditemukan masalah misalnya para bodycare consultant di Xyz Body Care sangat sulit untuk proaktif mengingatkan pelanggannya. Mereka tidak memiliki informasi yang memuat jadwal lengkap mengenai riwayat perawatan tubuh seorang pelanggan tertentu. Bahkan, jika si pelanggan sudah sampai ke tempat Xyz Body Care, kadang-kadang para bodycare consultant harus bertanya kembali mengenai perawatan yang akan dilakukan, perawatan apa yang pernah dilakukan sebelumnya, kapan dilakukan, produk-produk apa saja yang dipergunakan, dan sebagainya.

    4.    PROJECT SCOPE

4.1 Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan menambahkan informasi umum dan latar belakang alasan terbentuknya XYZ Body Care	1.       Melakukan interview kepada pimpinan cabang XYZ Body Care di Surabaya 2.       Melakukan interview kepada body care consultant atau staff di XYZ Body Care Surabaya 3.       Mengembangkan halaman/page website mengenai latar belakang dan informasi umum dari XYZ Body Care
Proyek akan memudahkan body care consultant untuk follow-up ke customer-customer­nya	1.       Menyiapkan database yang menyimpan informasi riwayat perawatan tubuh customer seperti perawatan apa yang pernah dilakukan sebelumnya, jadwal perawatan sebelumnya, produk-produk apa saja yang dipergunakan, ada tidaknya alergi pada jenis produk tertentu, biaya yang selama ini sudah dikeluarkan, dan perawatan apa yang akan dilakukan 2.       Menampilkan informasi-informasi tersebut agar bisa dilihat dan segera ditindaklanjuti oleh body care consultant

4.2 Departemental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Project manager, Stakeholder	Melakukan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profiling yang akan dibuat	Web-developer, Stakeholder	Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan	Web-designer, Stakeholder	Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendiskusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang telah disepakati
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Stakeholder, Tim Proyek	Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan  kepada stakeholders mengenai asumsi proyek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut	Project Manager	Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri dari 4 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
Testing aplikasi	Tester	Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat
Implementasi aplikasi web	Tim Proyek	Tim melakukan implementasi aplikasi web

4.3 Project Deliverables

Milestone	Deliverable
1.    Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	·         Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek ·         Mendapatkan kebutuhan utama stakeholer ·         Data struktur organisasi XYZ BodyCare ·         Data customer XYZ BodyCare ·         Data service/pelayanan yang ditawarkan XYZ BodyCare ·         Informasi riwayat perawatan customer ·         Informasi testimoni pengguna XYZ BodyCare ·         Menentukan batasan proyek ·         Menentukan estimasi kebutuhan dana awal ·         Dokumentasi pertemuan ·         Dokumentasi kebutuhan proyek
2.      Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (customer)	·         Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek ·         Dokumen kebutuhan proyek ·         Dokumentasi pertemuan ·         Dokumentasi pengembangan aplikasi
3.      Pembuatan Sistem (Prototype)	·         Mendapatkan hasil website sementara (Prototype)
4.      Desain Interface	·         Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan ·         Dokumen pengembangan aplikasi (final)
5.    Presentasi Prototype kepada stakeholder	·         Mendapatkan feedback dari stakeholder ·         Informasi tentang kebutuhan minor ·         Dokumen kebutuhan proyek
6.      Presentasi produk akhir	·         Layanan berjalan seusai dengan kebutuhan stakeholder ·         Sistem berjalan dengan baik ·         Produk telah diimplementasikan

4.4 Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi di dalam XYZ BodyCare. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.

4.5 Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included	Confidence Level
Melakukan interview/ penelitian pada stakeholder	02/05/2016	·         Informasi mengenai XYZ BodyCare ·         Informasi stakeholder yang terlibat ·         Informasi proses bisnis yang ada ·         Informasi struktur organisasi ·         Informasi pelayanan/service, dan testimoni ·         Dokumen kebutuhan	High
Analisa hasil interview	09/05/2016	·         Mendapatkan kebutuhan utama ·         Dokumen kebutuhan (final)	High
Desain Basis Data	20/04/2016	·         Database awal untuk menyimpan data	High
Desain sistem dan interface	14/05/2016	·         Prototype	High
Desain Input	16/05/2016	·         Input yang akan diterima oleh sistem	Medium
Desain Proses	18/05/2016	·         Mendesain proses bisnis yang akan berjalan	High
Desain Laporan	20/05/2016	·         Mendesain laporan proyek	High
Presentsi ke stakeholder	20/05/2016	·         Menunjukkan prototype beserta desain sistem ke stakeholder terkait	Medium
Implementasi	22/05/2016	·         Mengimplementsi sistem dari prototype yang telah disetujui	High
Presentasi ke Stakeholder (ulang/revisi)	13/06/2016	·         Feedback  mengenai prototype	Medium
Revisi program	15/06/2016	·         Memperbaiki aplikasi bila ada kesalahan yang ditunjukkan stakeholder sebelumnya	High
Hosting dan Domain aplikasi	19/06/2016	·         Melakukan pembelian hosting dan domain untuk implementasi aplikasi web	Medium
Desain LAN	21/06/2016	·         Kabel LAN	Medium
Pengadaan Hardware	23/06/2016	·         Alokasi perangkat keras yang dipakai	High
Program pada XYZ BodyCare	27/06/2016	·         Program Pendaftaran (1 hari) ·         Program Input Pola perawatan (2 hari) ·         Program Biling (2 hari) ·         Program transaksi bayar (2 hari) ·         Program info pola perawatan (1 hari) ·         Program info kelanjutan rawat (1 hari) ·         Program info belanja (1 hari)	Medium
Testing aplikasi	27/06/2016	·         Memperoleh dokumentasi testing aplikasi	High

COST:

·  ALAT

Komponen/alat	Jumlah	Harga	Jumlah Biaya
PC Server + Monitor	1	Rp 5.200.000	Rp 5.200.000
HP LaserJet Printer	1	Rp 5.000.000	Rp 5.000.000
PC terminal	2	Rp 3.500.000	Rp 7.000.000
Microsoft SQL Server 2000	1	Rp 3.500.000	Rp 3.500.000
Microsoft Visual Basic 6.0	1	Rp 2.500.000	Rp 2.500.000
Crystal Report 8.0	1	Rp 1.500.000	Rp 1.500.000
Switch	1	Rp 2.000.000	Rp 2.000.000
Network peripheral (Paket)	1	Rp 4.000.000	Rp 4.000.000
Total Biaya Pembelian Alat			Rp 30.700.000

· SEWA

Komponen/alat	Jumlah	Lama sewa	Harga/hari	Jumlah Biaya
PC Server set	1	20	Rp 100.000	Rp 2.000.000
HP Laser Jet Printer	1	20	Rp 100.000	Rp 2.000.000
PC terminal	2	20	Rp 75.000	Rp 3.000.000
Perangkat LAN	1	20	Rp 40.000	Rp 800.000
Total Biaya Alat Sewa				Rp 7.800.000

·  TENAGA KERJA

Tenaga Kerja	Jumlah	Durasi	Biaya @durasi	Jumlah Biaya @jumlah	Total Biaya
System Analyst	3	20	Rp 500.000,-	Rp 10.000.000	Rp 30.000.000,-
Web developer	2	6	Rp 500.000,-	Rp 3.000.000	Rp    6.000.000,-
Database developer	1	9	Rp 300.000,-	-	Rp    2.700.000,-
Tester	2	11	Rp 300.000	Rp 3.300.000	Rp    6.600.000,-
Teknisi	1	3	Rp 300.000	-	Rp        900.000,-
Total Biaya Tenaga Kerja					Rp  46.200.000,-

· BIAYA LAIN-LAIN

Keperluan	Jumlah	Durasi	Biaya @durasi	Jumlah Biaya @jumlah	Total Biaya
Training	-	6	Rp 800.000,-	-	Rp 4.800.000,-
Quality service	1	-	Rp 200.000,-	-	Rp     200.000,-
Total Biaya Lain-lain					Rp  5.000.000,-

REKAPITULASI BIAYA PROYEK

Indikator	Jumlah
Biaya Tenaga Kerja	Rp 46.200.000,-
Biaya Pembelian Alat	Rp 30.700.000,-
Biaya Sewa Alat	Rp   7.800.000,-
Biaya Lain-lain	Rp   5.000.000,-
Total Biaya	Rp 89.700.000,-

    5.     PROJECT CONDITIONS

5.1 Project Assumptions

·                     Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat

dan mengembangkan website mengenai satu fokusan, yaitu XYZ BodyCare

·                     Proyek ini diasumsikan dapat membantu body care consultant dalam

meng-follow up customernya

·                     Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan selalu diperbarui

informasinya agar dapat memberikan informaasi yang aktual bagi

yang membacanya

5.2 Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3−Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Kegagalan Jaringan	Mid	Technician	Jaringan gagal terhubung karena berbagai faktor(mati listrik,dll.)	Penetapan Service Level yaitu recovery dalam 24 jam, serta 72 jam untuk disaster recovery.
2	Unauthorized use	Mid	Programmer	User yang tidak berhak akan dapat meng akses data bahkan merubah data	Pemberian akses kepada user dengan kemampuan minimal.
3	Kerusakan Hardware	Low	Tester	Perangkat keras rusak karena berbagai faktor	Membatasi orang yang bisa menggunakan hardware
4	Data hilang	High	Team Project	Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman tidak terduga

5.3 Project Risks

#	Risk Area	Likehood	Risk Owner	Project Impact – Migration Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	Project Manager	High	Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar. Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu.
2	Informasi dari stakeholder utama kurang	Medium	Project Manager	Mencari stakeholder yang lainnya seperti mahasiswa dan alumni yang pernah menjadi warga laboratorium e-bisnis
3	Ruang Lingkup proyek menyebar terlalu luas	High	Project Manager	Melakukan inisiasi diawa mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek
4	Waktu pengerjaan project terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
5	Kurangnya personel tim	Medium	Project Manager	Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan

5.4 Project Constraints

·         Meneliti prosedur-prosedur, data-data dan laporan yang berhubungan dengan penjualan jasa (perawatan) dan penjualan produk.

·         Menganalisis operasional, perencanaan dan data-data yang berhubungan dengan penjualan jasa (perawatan) dan penjualan produk.

·         Merancang sistem informasi yang dapat mendukung semua operasional penjualan jasa (percatan) dan penjualan produk.

·         Membuat program komputer untuk sistem informasi CRM perusahaan.

·         Menerapkan/mengimplementasikan serta melakukan pengujian terhadap kemampuan sistem informasi CRM tersebut sampai bisa dioperasikan dengan memuaskan serta dapat menjawab permasalahan permasalahan yang ditemukan sebelumnya.

    6.     PROJECT STRUCTURE APPROACH

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan

interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek CRM.

    7.     PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Nuning Septiana	Melakukan interview dengan stakeholder,Membagi tugas,Mengontrol Project Team,Penanggung Jawab project,Financial
System Analyst	Aliya Fathma Najihati	Meneliti, menganalisis, dan mendesain
Programmer	Aliya Rahma Najihati	Membuat program aplikasi
Tester	Nuning Septiana	Men-testing program,sistem, dan LAN
Technician	Aliya Fathma Najihati	Instalasi LAN
Dokumentator	Aliya Rahma Najihati	Dokumentasi pengerjaan proyek dan pengembangan aplikasi

   8.     APPROVALS

Prepared by: Femalemppldev Developer

Approved by: XYZ Body Care